Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Hauptversammlung, Aufsichtsrat und Vorstand bilden die Organe der AUDI AG. Die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft ist die Versammlung der Aktionär_innen einer Gesellschaft, in der sie ihre Rechte in den Angelegenheiten der Aktiengesellschaft ausüben. Die AUDI AG wird von einer Alleinaktionärin, der Volkswagen AG, gehalten.

Die Vorstandsmitglieder führen die Geschäfte der AUDI AG und des Audi Konzerns nach Maßgabe der Gesetze, der Satzung der AUDI AG und der vom Aufsichtsrat erlassenen Geschäftsordnung. Darüber hinaus finden im Rahmen der Unternehmensführung die Ziele und Interessen des Volkswagen Konzernverbunds Beachtung. Der Vorstand der AUDI AG setzt sich aus dem Vorstandsvorsitzenden und sechs weiteren Mitgliedern, die sich für jeweils einen Geschäftsbereich verantwortlich zeichnen, zusammen.

Die Gesellschaften des Audi Konzerns werden von ihren jeweiligen Geschäftsleitungen in eigener Verantwortung unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen geführt. Dabei berücksichtigt die Geschäftsleitung neben den Interessen der Gesellschaft auch die Interessen des Audi Konzerns.

Im Rahmen der Unternehmensleitung haben die Vorstandsmitglieder der AUDI AG geschäftsbereichsübergreifend und konzernweit Gremien installiert, die unter Berücksichtigung der Unternehmensziele und -vorgaben sowie unter Beachtung der jeweiligen rechtlichen Rahmenbedingungen strategische und operative Entscheidungen treffen.

Die AUDI AG verfügt über eine ausgewogene Vorstandsstruktur mit unterschiedlichen Fachkenntnissen, Qualifikationen, Hintergründen und Fähigkeiten, um die Performance des Unternehmens positiv zu beeinflussen, seinen Marktanteil zu verbessern und seine finanzielle Position zu stärken. Bei ihrer Ernennung werden die Vorstandsmitglieder daraufhin geprüft, ob sie über die notwendigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Branchenkenntnisse verfügen, um dem Vorstand anzugehören und die gestellten Anforderungen zu erfüllen.

Die Mitglieder des Vorstands werden grundsätzlich ermutigt, regelmäßig an Veranstaltungen und Konferenzen teilzunehmen, um ihr Wissen und ihre Fachkenntnisse auf dem neuesten Stand zu halten, wie es die Geschäfte und die Stellung des Unternehmens erfordern. Darüber hinaus nimmt der Vorstand regelmäßig an internen und externen Schulungsmaßnahmen (u. a. im Kontext Nachhaltigkeit) teil, um seine Kenntnisse zu erweitern.

Die Mitglieder des Vorstands führen die Geschäfte der AUDI AG. Die Mitglieder des Aufsichtsrats der AUDI AG sind nicht geschäftsführend bei der AUDI AG tätig.

Der Aufsichtsrat der AUDI AG setzt sich nach den gesetzlichen Bestimmungen aus zehn Vertreter_innen der Anteilseigner_innen und zehn Vertreter_innen der Arbeitnehmerseite (sieben Arbeitnehmer_innen des Unternehmens und drei Vertreter_innen von Gewerkschaften) zusammen. Die Anteilseignervertretenden werden von der Hauptversammlung gewählt. Die Arbeitnehmer_innen der deutschen Betriebe des Audi Konzerns wählen die Arbeitnehmervertretenden. Die Mitglieder des Aufsichtsrats werden in der Regel für eine Dauer von fünf Jahren gewählt. Die personelle Zusammensetzung von Aufsichtsrat und Vorstand der AUDI AG ist auf der Webseite der AUDI AG dargestellt.

Der Aufsichtsrat überwacht und berät den Vorstand bei der Geschäftsführung. In diesem Zusammenhang lässt er sich regelmäßig informieren über

• die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der Unternehmensplanung,
• die nachhaltige Rentabilität der Gesellschaft,
• den Gang der Geschäfte und über
• Geschäfte, die für die Rentabilität oder Liquidität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sein können, sowie
• den Rechnungslegungsprozess, die Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems, das Risikomanagementsystem und das Interne Revisionssystem.

Zu den weiteren wesentlichen Aufgaben des Aufsichtsrats gehören die Bestellung und Abberufung der Vorstandsmitglieder sowie die Festlegung und regelmäßige Überprüfung der Vorstandsvergütung.

Der Aufsichtsrat prüft den vom Vorstand aufgestellten Jahres- und Konzernabschluss des Audi Konzerns und der AUDI AG. Sofern keine Einwendungen von den Mitgliedern erhoben werden, billigt er die Abschlüsse des Audi Konzerns und der AUDI AG. Mit der Billigung ist der Jahresabschluss festgestellt.

Ordentliche Sitzungen des Aufsichtsrats finden in der Regel einmal pro Quartal statt. Bei Bedarf tritt der Aufsichtsrat auch zu außerordentlichen Sitzungen zusammen. Er trifft seine Entscheidungen auf Basis schriftlicher Vorlagen und mündlicher Erläuterungen durch die Mitglieder des Vorstands. In Eilfällen entscheidet der Aufsichtsrat auch im schriftlichen Verfahren.

Der Aufsichtsrat als Gesamtgremium muss über die erforderliche Sachkunde und die erforderlichen Kompetenzen verfügen, um seine Kontrollfunktion wahrnehmen und die Geschäfte, die die Gesellschaft betreibt, beurteilen und überwachen zu können. Dazu müssen die Mitglieder des Aufsichtsrats in ihrer Gesamtheit mit dem Sektor vertraut sein, in dem die Gesellschaft tätig ist.

Wesentliche Kompetenzen und Anforderungen an den Aufsichtsrat als Gesamtgremium sind insbesondere:

• Kenntnisse oder Erfahrungen in der Herstellung und im Vertrieb von Fahrzeugen und Motoren aller Art oder sonstigen technischen Erzeugnissen,
• Kenntnis der Automobilbranche, des Geschäftsmodells und des Markts sowie Know-how in Bezug auf die Produkte, Kenntnisse auf dem Gebiet Forschung und Entwicklung, insbesondere im Bereich der für das Unternehmen relevanten Technologien,
• Erfahrungen in unternehmerischen Führungspositionen oder Aufsichtsratsgremien großer Unternehmen,
• Kenntnisse auf den Gebieten Governance, Recht, Compliance,
• vertiefte Kenntnisse in den Bereichen Finanzen, in der Rechnungslegung oder in der Abschlussprüfung,
• Kenntnisse des Kapitalmarkts,
• Kenntnisse in den Bereichen Controlling/Risikomanagement, Internes Kontrollsystem,
• Personalkompetenz (insbesondere Suche und Auswahl von Vorstandsmitgliedern, Nachfolgeprozess) sowie Kenntnisse von Anreiz- und Vergütungssystemen für den Vorstand,
• vertiefte Kenntnisse oder Erfahrungen in den Bereichen Mitbestimmung, Arbeitnehmerbelange und Arbeitswelt im Unternehmen.

Die Zusammensetzung und die Aufgaben der Ausschüsse regelt der Aufsichtsrat im Rahmen der gesetzlichen und satzungsmäßigen Bestimmungen durch Beschluss. Der Aufsichtsrat der AUDI AG hat zur Wahrnehmung seiner Aufgaben drei Ausschüsse gebildet: das Präsidium, den Vermittlungsausschuss gemäß § 27 Abs. 3 MitbestG sowie den Prüfungsausschuss. Sämtliche Ausschüsse des Aufsichtsrats bestehen jeweils aus drei Vertreter_innen der Anteilseignerseite sowie drei Vertreter_innen der Arbeitnehmerseite. Die personelle Zusammensetzung der Ausschüsse ist hier einsehbar: Ausschüsse des Aufsichtsrats.

Das Präsidium des Aufsichtsrats tritt in der Regel jeweils vor den Aufsichtsratssitzungen zu ausführlichen Beratungen zusammen. Es bereitet die Entscheidungen des Aufsichtsrats vor und kann dem Aufsichtsrat Empfehlungen zur Entscheidungsfindung geben. Es entscheidet über vertragliche Angelegenheiten der Mitglieder des Vorstands, die nicht vergütungsbezogen sind.

Der Vermittlungsausschuss ist entsprechend den gesetzlichen Anforderungen gebildet worden, um die in § 31 MitbestG beschriebenen Aufgaben wahrzunehmen.

Der Prüfungsausschuss befasst sich unter anderem mit

• der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses,
• der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des Internen Revisionssystems,
• den wesentlichen vorbereitenden Arbeiten zur Abschlussprüfung sowie
• der Compliance.

Nachdem die abschlussprüfende Person ihre Berichte finalisiert hat, kontrolliert der Prüfungsausschuss auf Basis dieser Berichte und mündlicher Erläuterungen des Vorstands und der abschlussprüfenden Person den Jahres- und Konzernabschluss des Audi Konzerns und der AUDI AG. Er gibt dem Aufsichtsrat seine Empfehlung zur Feststellung des Jahresabschlusses sowie Empfehlungen für den Vorschlag zur Wahl der abschlussprüfenden Gesellschaft.

Der Prüfungsausschuss bespricht mit den Abschlussprüfer_innen die Prüfungsschwerpunkte und schlägt sie dem Aufsichtsrat zur Beschlussfassung vor. Er beurteilt die Eignung und Unabhängigkeit der Abschlussprüfer_innen und bereitet die Honorarvereinbarung mit der abschlussprüfenden Gesellschaft vor.

Der Prüfungsausschuss tritt in der Regel viermal im Kalenderjahr zusammen.

Mitglieder des Vorstands bedürfen grundsätzlich der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrats zur Übernahme eines öffentlichen Amtes oder eines Aufsichtsrats- oder ähnlichen Mandats in einer in- oder ausländischen Gesellschaft, Körperschaft oder Anstalt. Einer Zustimmung bedarf es nicht, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Übernahme besteht oder es sich um die Ausübung staatsbürgerlicher Rechte handelt. Jedes Vorstandsmitglied legt Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offen und informiert die anderen Vorstandsmitglieder hierüber. Wesentliche Geschäfte mit einem Vorstandsmitglied nahestehenden Personen oder Unternehmungen sollen nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorgenommen werden.

Jedes Aufsichtsratsmitglied ist verpflichtet, Interessenkonflikte dem_der Aufsichtsratsvorsitzenden gegenüber unverzüglich offenzulegen. Der Aufsichtsrat informiert in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds sollen zur Beendigung des Mandats führen. Aufsichtsratsmitglieder sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgabe bei wesentlichen Wettbewerbern der AUDI AG oder bei wesentlichen Wettbewerbern eines mit der AUDI AG verbundenen Unternehmens ausüben und nicht in einer persönlichen Beziehung zu einem wesentlichen Wettbewerber stehen.

Die Aufsichtsratsmitglieder teilen der Gesellschaft unverzüglich mit, wenn sie beabsichtigen, ein Vorstandsmandat in einer börsennotierten Gesellschaft, ein Aufsichtsratsmandat oder den Aufsichtsratsvorsitz in einer konzernexternen börsennotierten Gesellschaft oder eine Funktion wahrzunehmen, die mit einem Vorstandsmandat, Aufsichtsratsmandat oder einem Aufsichtsratsvorsitz in einer konzernexternen börsennotierten Gesellschaft vergleichbar ist. Die Aufsichtsratsmitglieder teilen der Gesellschaft alle Informationen mit, die erforderlich sind, um einen Lebenslauf, der über relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und fachliche Erfahrungen Auskunft gibt, sowie eine ergänzende Übersicht über die wesentlichen Tätigkeiten neben dem Aufsichtsratsmandat zu erstellen. Die Aufsichtsratsmitglieder teilen der Gesellschaft ferner alle Informationen mit, die erforderlich sind, um diesen Lebenslauf und die ergänzende Übersicht über die wesentlichen Tätigkeiten neben dem Aufsichtsratsmandat jährlich zu aktualisieren.